12. Kommunikation, News und Speicher
News & Infos
aktivoo bietet einen internen News-Feed, über den Admins und Abteilungsleitungen Beiträge, Bilder, Umfragen und Kommentare an die Mitglieder veröffentlichen können. Sichtbarkeit und Rollenrechte — wer darf Beiträge erstellen, wer kommentieren, wer nur lesen — sind ausführlich in Kapitel 13: News & Infos beschrieben.
Speicher
Der Bereich Speicher ist in zwei Tabs unterteilt:
Tab „Geteilte Dateien"
Hier können Upload-berechtigte Rollen (Owner, Admin, Abteilungsleitung, Trainer) Dateien für die Organisation bereitstellen.
Ordner anlegen
Klicken Sie auf das „+"-Symbol über dem Ordner-Baum, um einen neuen Ordner zu erstellen. Ordner können bis zu 5 Ebenen tief verschachtelt werden. Ordner lassen sich umbenennen und löschen (solange sie leer sind).
Dateien hochladen
Ziehen Sie Dateien in die Dropzone oder klicken Sie auf die Fläche, um eine Datei auszuwählen. Der Upload-Tracker zeigt Fortschritt, Status und mögliche Fehler für jede Datei. Unterstützte Formate: PDF, Office-Dokumente, ZIP-Archive, Bilder, Audio/Video. Maximale Dateigröße: 2 GB.
Dateien herunterladen
Klicken Sie auf den Download-Pfeil neben einer Datei, um sie herunterzuladen. Downloads sind nur für Upload-berechtigte Rollen verfügbar.
Dateien löschen
Über das Papierkorb-Symbol kann eine Datei dauerhaft gelöscht werden (Soft-Delete).
Zielgruppe
Beim Bearbeiten einer Datei kann die Zielgruppe auf die gesamte Organisation oder auf bestimmte Abteilungen eingeschränkt werden. Abteilungsleitungen und Trainer können nur ihre eigenen Abteilungen auswählen.
Tab „Speicher-Übersicht" (nur Admin/Owner)
Zeigt alle Dateien der Organisation nach Kategorie, Größe und Datum. Interne Dateien (Avatare, Belege, …), die nicht direkt über den Speicher verwaltet werden dürfen, sind mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Um das Kontingent im Blick zu behalten, lohnt es sich, größere Dateien vor dem Hochladen zu komprimieren und veraltete Anhänge zu löschen. Die aktuelle Nutzung und die verfügbare Kapazität sind in der Speichernutzungs-Leiste oben auf der Seite sichtbar.