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5. Mitglieder und Kontakte

Mitglieder und Kontaktpersonen sind Personen mit Datensatz in Ihrer Organisation — Stammdaten, Abteilungszuordnung, ggf. Kurshistorie und Beiträge. Ein Login ist dafür nicht zwingend nötig. Den Unterschied zwischen Mitglied, Kontaktperson und Anwender erklärt Kapitel 2; wie eine Person gleichzeitig Datensatz und Login bekommt, beschreibt Kapitel 4 — Weg 1.

Stammdaten pflegen​

Verwaltungsrollen sehen das Mitgliederverzeichnis — mit mehr oder weniger Details, je nach Rolle und Scope:

Mitgliederverzeichnis (Admin)

Gepflegt werden Name, Kontaktwege und die Zuordnung zu Abteilungen. Für die Initalbefüllung gibt es eine Batch-Erfassung und — wenn freigeschaltet — einen CSV/Excel-Import. Wenn Abteilungen und Kurse schon angelegt sind, lässt sich die Zuordnung beim Import direkt miterledigen.

Familie und Verknüpfungen​

Über die Beziehungsfunktion lassen sich z. B. Eltern und Kinder miteinander verbinden. Das ist vor allem für die Kommunikation und für Berechtigungen relevant: Kontaktpersonen erhalten die Rolle Guardian und sehen im Login die ihnen zugeordneten Kinder. Details: Wichtige Rollen (Kapitel 2).

Einladungen und Kontostatus​

Personen mit einer noch offenen Einladung erscheinen gesondert in den Listen. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, verknüpft sich das Benutzerkonto automatisch mit dem Mitgliedsdatensatz. Alles zum Status Ausstehend vs. aktiv steht in Kapitel 4.

Datenschutz​

Erfassen Sie nur Daten, die für die Arbeit der Organisation notwendig sind. Der Zugriff folgt dem Rollenmodell. Für Aufbewahrungsfristen gelten die vereins- und vertragsrechtlichen Vorgaben sowie die eigene Datenschutzrichtlinie.