2. Rollen und Zuständigkeit
aktivoo arbeitet mit einem Rollen- und Berechtigungsmodell, das auf die typischen Aufgabenbereiche in Vereinen und Organisationen abgestimmt ist. Die zugewiesene Rolle bestimmt, welche Menüs und Aktionen jemand sieht und ausführen kann. Rollen werden von der Organisation vergeben — in der Regel durch Owner oder Admin.
Mitglied, Kontaktperson und Anwender
Bevor es um konkrete Berechtigungsrollen geht, lohnt sich ein Blick auf drei Begriffe, die oft verwechselt werden:
| Begriff | Was steckt dahinter |
|---|---|
| Mitglied | Person mit Datensatz in der Organisation — Stammdaten, Kurszuordnung, Beiträge. Ein Login ist nicht zwingend nötig. |
| Kontaktperson | Erziehungsberechtigte/r oder Ansprechpartner für Kinder-Mitglieder (Rolle Guardian). Kann gleichzeitig selbst Mitglied sein. |
| Anwender | Person mit Login-Zugang zur Web-App oder App. Braucht keinen Mitgliedsdatensatz — z. B. ein Trainer, der selbst kein Vereinsmitglied ist. |
Eine Person kann mehrere dieser Ebenen gleichzeitig haben — etwa eine Mutter, die als Kontaktperson für ihre Kinder eingetragen ist und selbst auch Mitglied mit Login ist. Oder ein Kind, das nur als Mitglied im System geführt wird, ohne eigenes Konto. Details zur Datenpflege: Mitglieder & Kontakte.
Wichtige Rollen
| Rolle | Typische Aufgabe |
|---|---|
| Owner / Admin | Organisation verwalten: Nutzer, Rollen, Kerneinstellungen |
| Department Manager | Abteilungen und Standorte, die ihnen zugewiesen sind |
| Event Manager | Events, Anmeldungen, Abläufe rund um Veranstaltungen |
| Trainer | Eigene Kurse, Teilnehmer, relevante Mitgliederdaten im Kurskontext |
| Treasurer | Finanzen, Beiträge, SEPA, Kasse (je nach Setup) |
| Secretary | Kommunikation, organisatorischer Support |
| Guardian | Familienperspektive: Zugriff auf eigene Kinder, begrenzter Scope |
| Member | Mitgliederperspektive: eigene Daten, zugewiesene Inhalte |
| Guest | Öffentliche Event-Anmeldung, kein interner Verwaltungsbereich |
Der Admin legt fest, wer welche Rolle erhält. Mehrere Rollen gleichzeitig sind möglich, z. B. jemand, der zugleich Trainer und Member ist.
Wie kommt jemand ins System?
Nicht jede Person braucht einen Login — wer sich aber anmelden soll, kommt auf einem von drei Wegen ins System. Welcher Weg gewählt wird, entscheidet darüber, ob automatisch ein Mitgliedsdatensatz angelegt wird und welche Rolle vergeben wird.
| Weg | Wann sinnvoll? | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mitglieder | Vereinsmitglied oder Kontaktperson mit Stammdaten — Login optional | Mit Einladung: Rolle Member oder Guardian. Ohne Einladung: nur Datensatz, kein Zugang. |
| Anwender | Helfer, Trainer, Vorstand — Rolle frei wählbar, kein Mitgliedsdatensatz nötig | Einladung per E-Mail, danach Login mit gewählter Rolle |
| Selbstregistrierung | Person meldet sich selbst an (Web oder App mit Vereinscode) | Anfrage wartet auf Freigabe durch Admin; erst danach ist der Login möglich |
Solange eine Einladung offen ist oder eine Selbstregistrierung noch nicht freigegeben wurde, kann sich die Person nicht anmelden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle drei Wege findet sich in Kapitel 4 — Benutzer einladen.
Grundprinzipien
Drei Regeln helfen dabei, das Rechtesystem sauber zu halten:
- Weniger ist mehr: Nutzer erhalten nur die Rolle, die sie für ihre Aufgabe wirklich brauchen.
- Scope: Manche Rollen gelten nur für zugewiesene Bereiche, z. B. eine bestimmte Abteilung oder einen Kurs.
- Kritische Rechte wie Finanzen und Nutzerverwaltung gehören zu Owner, Admin und Treasurer — nicht zu jedem Helfer.
Navigation nach Rolle
Die Sidebar zeigt je nach Rolle andere Menüpunkte. Die folgenden Screenshots zeigen typische Ansichten:
Admin / Owner
Abteilungsleitung (Department Manager)
Trainer
Mitglied
Apps laden (iOS / Android)
Mitglieder, Kontaktpersonen und Anwender können sich neben der Web-App auch in der aktivoo-App anmelden — mit denselben Zugangsdaten wie im Browser.
Mehr zur App — Login, Registrierung, Benachrichtigungen: Mobile App (iOS / Android).